¿Qué es agencia de viajes?

Definición de agencia de viajes

La Real Academia Española da como definición de agencia, entre otros: “oficio o encargo de agente”; “oficina o despacho del agente”; “empresa destinada a gestionar asuntos ajenos o a prestar determinados servicios”; “organización administrativa especializada a la que se le confía la gestión de un servicio”.

A la palabra viaje la define, en primer lugar, como: “acción y efecto de viajar”. Definiendo a viajar como “trasladarse de un lugar a otro, generalmente distante, por cualquier medio de locomoción.” Y agrega luego: “traslado que se hace de una parte a otra por aire, mar o tierra”; “camino por donde se hace”; “ida a cualquier parte, aunque no sea jornada, especialmente cuando se lleva una carga”; ·carga o peso que se lleva de un lugar a otro de una vez”.

Por lo tanto se puede definir a la locución como aquella organización que se encarga habitualmente y profesionalmente a asegurar, y/o vender, y/u organizar viajes u otros servicios turísticos. Es el intermediario entre la persona que desea realizar turismo y la persona que ofrece los bienes o servicios turísticos.

Entre las funciones de una agencia están la de asesorar, informando al cliente sobre las características de los destinos, los servicios, costos. Se sirve además de mapas, folletos, guías especializadas de diferentes destinos.

Como intermediaria se encarga de la gestión de reservaciones, distribuciones y venta de los productos turísticos como la compra de los billetes de transporte, la reserva del alojamiento, renta de auto, póliza de seguro de los viajes, etc. También, si la agencia es mayorista o turoperadora, se encargará de cambio de divisas, cambio y venta de cheque de viajero e inclusive la tramitación de la documentación necesaria para el viaje como el pasaporte o visa.

En cuanto a la función organizacional, se puede diseñar, organizar, vender y operar viajes y productos combinando diferentes servicios a un precio global. También puede ofrecer viajes programados de acuerdo a la demanda de cada cliente. En este caso es muy importante la creatividad de la agencia y  por supuesto, los costos adecuados y accesibles.

En la función técnica se realiza el planeamiento del programa de viaje, diseñar el viaje, organizar las plazas.

En cuanto al área financiera debe elaborar y analizar presupuestos; e idear además un método para generar ingresos, organizar y supervisar gastos.

En el área contable hay que mantener el control de los registros contables.

En la función social es la atención personalizada, diligente y amable con los clientes.

En la faz comercial hay que intentar conectar la agencia con el exterior, tanto para proveedores como para consumidores.

Ejemplos de uso y frases

“La secretaria de la agencia de viajes le ha confirmado que ya ha llegado el pasaporte con la visa correspondiente para el viaje”. Se refiere en este caso, a un tipo de servicio que cumplen estas organizaciones.

“Para realizar su viaje a Marruecos fue a la agencia de viajes que le habían recomendado por ser la especialista de ese tipo de tours”. Aquí, se aplica a un cliente que se dirige a un proveedor recomendado para un viaje específico.

“Las agencias de viaje del mercado latinoamericano han decidido no continuar publicitando tours por el país africano hasta tanto no se resuelvan los problemas humanitarios que se han desencadenado”. En este ejemplo, se usa con el sentido de decisiones de políticas comerciales.